Es fundamental que para poder realizar un teletrabajo productivo y satisfactorio los trabajadores dispongan de las herramientas tecnológicas necesarias, aparte del entorno adecuado para teletrabajar.
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Las herramientas soportan los procesos, no al revés
La experiencia nos dice que contar con herramientas no siempre asegura el éxito de la operativa, ya que las herramientas simplemente complementan los procesos que realmente son los que soportan la operativa de la empresa.
Es importante recalcar que, como cualquier proceso, el teletrabajo debe tener sus propias métricas e indicadores para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos fijados. Por ello, será necesario realizar un seguimiento por parte de la organización para aplicar mejoras en su funcionamiento.
Por todo ello, los procesos de la organización deberán adaptarse a la situación del trabajador fuera de la oficina, facilitando:
- la gestión de la información
- el intercambio bidireccional de datos
- la comunicación de los objetivos
- el reporte de tareas
- el estado del proyecto
- la notificación de las urgencias, etc.
Herramientas tecnológicas
Idealmente, las herramientas tecnológicas que utilicen los teletrabajadores deberían ser facilitadas por la propia organización. En cualquier caso, puede darse el caso que los propios teletrabajadores necesiten de herramientas adicionales por tareas específicas que desempeñen.
Normalmente, la organización suele disponer de soluciones globales contratadas para la gestión de la comunicación, de la documentación, etc. Las soluciones más habituales son:
- Google Suite, que incluye acceso a Gmail, Documentos, Drive y Calendar para empresas.
- Microsoft Teams, que incluye acceso a aplicaciones de comunicación y Microsoft 365.
- Apple iWork, que incluye Pages, Numbers y Keynote.
En cualquier caso, ya sea que dispones de estas aplicaciones o de otras, te mostramos las que según nuestra experiencia son las 10 herramientas fundamentales para teletrabajar y sacar el máximo rendimiento.
Cliente de correo electrónico
El cliente de correo electrónico será el mismo que utilice la propia organización, facilitando el acceso en remoto, ya sea a través de la VPN de la empresa (en caso de que exista) o a través de la autenticación con la cuenta corporativa en la propia aplicación.
Debería ser obligatorio el uso de cuentas corporativas para el uso de las herramientas oficiales.
Existen muchas otras opciones disponibles en el mercado, aunque desde nuestra experiencia, la mejor opción como cliente de correo electrónico sería Gmail, de Google. Una aplicación en la nube (sin necesidad de instalación), que ofrece una interfaz sencilla, segura y completa, además de permitir la integración con el resto de aplicaciones que Google ofrece para nuestro trabajo en la nube.
Desde hace un tiempo han aparecido aplicaciones que permiten sustituir el correo electrónico por otros medios de comunicación, llamados habitualmente canales. Entre estas opciones, una de las más recomendables es Slack.
El navegador es una herramienta básica en el caso que necesites buscar información, o acceder a aplicaciones online, por tanto, es parte fundamental del kit de supervivencia del teletrabajador.
Destacaríamos la aplicación Google Chrome, ya que permite una amplia serie de ampliaciones adicionales que puede complementar la funcionalidad del propio navegador permitiendo mejorar la productividad de las tareas.
Mensajería
Las comunicaciones en los procesos de teletrabajo son esenciales por lo que disponer de una buena herramienta es fundamental. Cuando hablamos de comunicaciones están pueden ser de diversa índole dependiendo del contexto y las necesidades del negocio: mensajería, audioconferencias, videoconferencias, etc.
En este caso nos decantamos por Skype. Una herramienta de Microsoft sencilla de utilizar que ofrece unas prestaciones muy interesantes incluso en su versión gratuita. Además, dispone de una funcionalidad de mensajería instantánea muy útil para ciertas comunicaciones corporativas.
Si sueles usar herramientas de Google, puedes usar Hangouts como alternativa.
Desde nuestra experiencia es recomendable evitar el uso de WhatsApp para uso profesional, siempre que sea posible.
Paquete de ofimática
Los paquetes de ofimática suelen ser una parte fundamental del trabajo de oficina, ya sea para redactar documentos, utilizar hojas de cálculo o preparar presentaciones.
Para ello, si no están incluidos dentro de las soluciones globales anteriormente presentadas, nos decantamos por la solución Google Docs, un paquete ofimático gratuito y que está integrado con Google Drive, el gestor documental en la nube del propio Google, también gratuito, con un límite de tamaño de almacenamiento.
El paquete ofimático más extendido es el Microsoft Office, aunque es de pago, es el que mejores prestaciones ofrece. Existe una opción en la nube (Microsoft 365) que puede resultar interesante adquirir, y que puede estar incluida en la suscripción de Microsoft Teams de la que hablábamos con anterioridad.
Existen otros paquetes gratuitos codificados en código abierto (open source) que también ofrecen buenas prestaciones y compatibles 100% con los formatos habituales de documentos como, por ejemplo, OpenOffice.
Gestor documental
De cara a gestionar los documentos de la organización es imprescindible disponer de un repositorio común y accesible por toda la organización, con configuración de accesibilidad a la información y asegurando la privacidad y seguridad de la misma.
Una solución sencilla y gratuita en el caso de que la propia organización no disponga de la misma, podría ser Google Drive, que además se integra fácilmente con el resto de aplicaciones ofrecidas por Google.
Otra opción gratuita podría ser Dropbox. En cualquier caso, ambas soluciones tienen límites de volumen de información, así que según nuestras necesidades deberíamos contemplar la contratación de planes de pago.
Por último, de cara a poder compartir archivos grandes que no pueden incluirse directamente en un email recomendamos el uso de WeTransfer.
Agenda y calendario
Tener una agenda común y organizada es fundamental para el buen funcionamiento y la coordinación de una organización.
Habituamente la herramienta de calendario y/o agenda suele venir integrada en las soluciones globales (Calendar, Outlook).
En cualquier caso, si necesitases el uso de una aplicación a modo de calendario para organizar tus tareas o eventos, recomendamos usar Google Calendar, por su facilidad de uso, versatilidad y su integración con el resto de aplicaciones de Google.
Gestión de proyectos
En entornos más complejos de coordinación, se requiere la gestión de las tareas incluidas dentro de lo que se denominan proyectos.
Para ello, cada organización tiene su propia manera de llevar a cabo esta gestión. Lo ideal sería que dicha gestión de apoye en herramientas versátiles que permitan el acceso de los implicados a la información (objetivos, estados, puntos de acción, etc) en tiempo real del proyecto, de forma que permita una mejor coordinación, optimizando el trabajo en equipo y aumentando la productividad, independientemente de donde se encuentre las personas implicadas.
Una de las herramientas más comunes para la gestión de proyectos históricamente ha sido Microsoft Project. Es una herramienta de pago realmente potente y que permite la integración con todas las aplicaciones de Microsoft.
En cualquier caso, en los últimos tiempos han aparecido innumerable cantidad de aplicaciones que se adaptan a las distintas maneras de gestionar los proyectos (metodologías predictivas, ágiles, etc).
Cada organización deberá estudiar qué herramienta se adapta mejor a su filosofía de gestión de proyectos.
Nosotros recomendamos Trello por su facilidad de uso, disponer de una versión gratuita muy versátil y porque si nunca has trabajado con una herramienta de gestión de proyectos puede ser una muy buena primera toma de contacto. Se trata de una herramienta que permite gestionar los proyectos desde una aproximación del modelo Kanban.
En otros artículos hemos hablado con más profundidad sobre metodologías de gestión de proyectos.
Reporte de horas
Otro de los problemas con los que nos encontramos a la hora de gestionar la dedicación de cada persona, es cómo se registra las horas dedicadas por cada uno a cada tarea y proyecto.
Existen multitud de aplicaciones que permiten realizar esta gestión, aunque nosotros nos decantamos por Everhour, una herramienta que permite integrarse con las principales aplicaciones de gestión de proyectos.
CRM (Customer Relationship Management)
De cara a poder desarrollar un análisis de la operación con tus clientes, es interesante el uso de herramientas que te permitan realizar esas gestiones básicas de relación con el cliente, desde el primer contacto, hasta la fidelización del mismo, permitiéndote obtener métricas que te ayuden a optimizar tus procesos y mejorar tus resultados, no solo comerciales, sino operativos.
En este caso nos decantamos por Hubspot, ya que nos permite realizar una gestión sencilla y nos ofrece la posibilidad de integrarla fácilmente en otras herramientas que ya tengamos operativa, como por ejemplo Google Chrome, WordPress, etc.
Otras herramientas adicionales
Por último, dependiendo de las tareas que vayas a desempeñar puedes necesitar un tipo de aplicaciones u otras de muy diversa índole.
Por ejemplo:
- Crear una web: WordPress
- Crear una tienda online: WordPress + WooCommerce
- Editor de ficheros pdfs: ilovepdf
- Traducciones: Google Translator
- Bancos de imágenes libres de derechos: Pixabay
- Convocar eventos: Eventbrite
- Generar encuestas: Google Forms o SurveyMonkey
- Acortador de URLs: bitly
La implementación de las herramientas tecnológicas es la clave
En Reencaminarte llevamos mucho tiempo aplicando procesos de teletrabajo y conocemos perfectamente sus posibilidades para mejorar la productividad, así como las principales dificultades que se encuentran las organizaciones, y los propios profesionales, a la hora de ponerlo en marcha.
Si consideras que Reencaminarte puede ayudarte a mejorar tus procesos organizativos, de comunicación, de reporte, de gestión de proyectos, etc, no dudes en consultarnos.
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